成都品茶外卖工作室（含上课）采购管理规范

一、总则

1. 目的：确保品茶外卖所需茶叶、茶具及上课用教学物料品质达标，控制采购成本，保障外卖服务与教学活动有序开展。
2. 适用范围：适用于工作室所有与品茶外卖、品茶教学相关的采购行为，包括供应商筛选、物料采购、验收入库等环节。

二、采购品类与标准

（一）品茶外卖类物料

1. 茶叶：优先选择成都本地及周边优质茶产区供应商，需提供质检报告，确保无农残、无异味，不同品类茶叶（如绿茶、红茶、乌龙茶）需符合对应国家茶叶品质标准。
2. 茶具：外卖用茶具需具备防烫、密封性能，材质优先选用食品级陶瓷或玻璃，外观无破损、无划痕，印字清晰不脱落。
3. 包装物料：外卖包装需环保可降解，印有工作室 logo，包装尺寸适配不同规格茶叶及茶具，确保运输过程中物料不受损。

（二）教学类物料

1. 教学用茶叶：除符合外卖茶叶基础标准外，需涵盖不同等级、不同工艺的茶叶，满足教学中对比品鉴需求。
2. 教学工具：包括茶荷、茶匙、茶针、盖碗、公道杯等专业茶具，以及茶叶知识手册、品鉴记录表等纸质物料，工具需便于操作，手册内容准确详实。
3. 辅助物料：如教学用投影设备配件、展示架等，需确保设备正常运行，展示架稳固且能清晰呈现茶叶样品。

三、供应商管理

1. 筛选：建立供应商准入机制，要求供应商提供营业执照、食品经营许可证（涉及食品类物料）、产品质检报告等资质文件，优先选择有 3 年以上相关行业供应经验、口碑良好的供应商。
2. 评估：每季度对供应商进行一次评估，从产品品质、交货时效、售后服务、价格优势四个维度打分，评分低于 80 分的供应商暂停合作，限期整改后仍不达标则剔除。
3. 合作：与优质供应商签订长期合作协议，明确供货周期、价格波动范围、质量赔付条款，保障物料稳定供应。

四、采购流程

1. 申请：各部门根据外卖订单量、教学计划提前 7 天提交采购申请，注明物料名称、规格、数量、用途及需求时间，经部门负责人签字后提交采购岗。
2. 审批：采购岗核对申请信息，确认库存情况，若库存不足则制定采购计划，报工作室负责人审批，单笔采购金额超过 5000 元需召开小型采购会议集体决策。
3. 执行：审批通过后，采购岗联系合作供应商下单，明确交货时间、地点及验收标准，跟进订单进度，确保物料按时送达。
4. 验收：物料送达后，由采购岗、使用部门代表共同验收，对照采购申请及质检标准检查物料品质、数量，验收合格后签字入库，不合格则联系供应商退换货。

五、成本控制

1. 价格管控：同种物料至少对比 3 家供应商报价，选择性价比最高的合作方，每年与长期合作供应商协商 1-2 次价格调整，争取更优惠采购价。
2. 库存管理：建立库存台账，实时记录物料库存数量，设置安全库存线（如茶叶库存不低于当月预估用量的 1.5 倍），避免过量采购导致积压或库存不足影响运营。
3. 损耗控制：验收时严格把控物料品质，减少因质量问题产生的退换货损耗；规范物料储存方式，降低茶叶受潮、茶具破损等损耗率。

六、附则

1. 本规范自发布之日起执行，若后续业务调整，可相应修订补充。
2. 各部门需严格遵守本规范，未按规定执行采购流程导致损失的，将追究相关人员责任。